Dinas Kearsipan Kota Makassar mengadakan Lomba Penataan Kearsipan Tingkat SKPD Kota Makassar hari kedua, Kamis (31 Agustus 2023).

Dinas Kearsipan Kota Makassar mengadakan lomba penataan kearsipan tingkat SKPD lingkup Pemerintah Kota Makassar. Lomba diadakan selama dua hari (30-31 Agustus 2023). Pada hari kedua, tim Lomba Penataan Kearsipan mengunjungi Kecamatan Mariso, Kecamatan Tamalate, Kecamatan Rappocini, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan Dinas Kesehatan Kota Makassar, Jumat (31/8/2023).

Penilaian dilakukan oleh tim penilai arsiparis ahli madya Dinas Perpustakaan & Kearsipan Prov. Sulsel. Tim Penilai yang melakukan visitasi didampingi oleh Kabid Pengelolaan Arsip, Yuyun Fachruddin, Kabid Pembinaan Kearsipan Andi Arfan dan Arsiparis Dinas Kearsipan Kota Makassar serta staf. Yuyun yang menjadi ketua Tim Lomba Penataaan Kearsipan berharap dengan adanya kegiatan lomba kearsipan ini, kearsipan di setiap kecamatan dan SKPD di Kota Makassar bisa lebih rapi dan lebih baik. Sebelum melakukan penilaian kearsipan, Yuyun menyampaikan bahwa penilaian ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari pembinaan dan bimbingan teknis (bimtek) kearsipan yang telah diberikan sebelumnya kepada setiap SKPD Se-Kota Makassar.

Dinas Kearsipan Kota Makassar dan tim penilai menyampaikan bahwa penilaian lomba kearsipan memiliki beberapa kriteria antara lain kelembagaan apakah sudah sesuai dengan regulasi dan anggaran; SDM, bagaimana para pegawai kantor baik itu kecamatan atau SKPD yang mengelola dan menata serta memelihara arsip apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak; Sistem Kearsipan terkait tata kelola surat masuk dan surat keluar, apakah telah sesuai dengan prosedur; Sarana dan Prasarana meliputi sarana pencatatan, sarana penyimpanan dan sarana akses.

Arsip sangat penting bagi kelancaran jalannya pemerintahan SKPD serta membantu memberikan pelayanan yang cepat bagi masyarakat. Dari hasil penilaian pada SKPD, secara umum sistem kearsipannya sudah cukup bagus namun perlu sedikit pembenahan. Disebutkan bahwa pembenahan diperlukan agar proses pencarian arsip yang baik arsip aktif maupun inaktif bisa memakan waktu yang lebih cepat. Untuk itu tim penilai menyarankan agar dalam penyimpanan arsip menggunakan map berdiri (ordner) atau box arsip serta pembenahan filling cabinet untuk penyimpanan arsip.